行政秘書與總務幫幫忙-Excel 2010超實用範例即戰技

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出版时间:2012-9
价格:192.00元
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isbn号码:9789862764268
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  • 雜書
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  • Excel 2010
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  • 辦公軟體
  • 效率提升
  • 職場技能
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具体描述

卓越行政效能的實踐指南:精通現代辦公室關鍵技能 書籍名稱:《卓越行政效能的實踐指南:精通現代辦公室關鍵技能》 書籍簡介: 在這個資訊爆炸、節奏飛快的現代商業環境中,行政與總務部門不再僅僅是支持性的後勤角色,而是企業高效運轉的核心驅動力。他們肩負著維持辦公室順暢運作、優化內部流程、確保資源有效配置的重責大任。本書旨在為所有從事或志在從事行政、秘書、辦公室管理及總務職能的人員,提供一套全面、實用且與時俱進的技能工具箱,助您從日常繁瑣的行政工作中解放出來,轉型為具備策略思維、能夠主動解決問題的關鍵協作者。 本書內容聚焦於行政管理的核心原則、跨部門溝通的藝術、文件與資訊的系統化管理、風險預防與危機應對,以及如何運用現代化工具提升工作效率,但不包含任何關於微軟 Excel 2010 特定版本的功能詳述或實戰操作指南。 第一部分:現代行政人員的職能轉型與核心素養 本部分深入探討行政人員在當前企業架構中的定位變化。我們探討如何從「被動執行者」轉變為「主動優化者」。 1. 行政管理的戰略視角: 行政管理不再是單純的收發文件與預訂會議室。我們將分析行政部門如何透過優化流程、有效規劃空間、管理供應商關係,直接貢獻於企業的成本控制與營運效率。探討行政人員如何理解公司的核心業務目標,並將日常工作與之對齊。 2. 專業溝通與人際效能: 高效的行政管理極度依賴順暢的溝通。本章節詳細闡述了書面溝通(電子郵件禮儀、正式報告撰寫)和口頭溝通(電話應對、跨部門協調)的藝術。我們將重點討論衝突管理和向上管理的技巧,學習如何清晰、專業且具建設性地向高層匯報,並有效地協調不同部門的需求與優先級。 3. 時間與專案的基礎管理: 行政人員通常同時處理多個緊急任務。本書提供非專案經理也能應用的時間管理框架,如番茄工作法的高階變體、緊急性與重要性矩陣的實際應用,以及如何建立個人化的待辦清單系統。更重要的是,我們探討如何對小型行政專案(如辦公室搬遷、新員工入職流程建立)進行基礎的規劃、執行與結案追蹤。 第二部分:文件、資訊與知識的系統化管理 在數位時代,資訊的流動性決定了組織的反應速度。本部分著重於如何建立一套穩健的文件生命週期管理系統。 1. 實體與數位文件歸檔標準化: 建立一套適用於不同類型文件(合約、發票、會議紀錄、內部規範)的統一命名規則和版本控制策略。探討如何設計一個邏輯清晰的實體檔案結構,並將其映射到數位儲存空間中,確保文件能被快速準確地檢索。 2. 資訊安全與保密意識: 詳述行政人員在處理敏感資訊(如員工資料、財務報表)時必須遵守的法律與道德規範。討論文件傳遞的安全性協議、密碼管理最佳實踐,以及如何建立內部資料存取權限的基礎架構,預防資訊外洩的風險。 3. 會議的規劃、執行與效益最大化: 從邀請函的設計、議程的精確擬定,到會中主持技巧(確保討論不偏離主題)及會後行動追蹤的標準化流程。本章節提供一套確保每一次會議都是高效產出的檢查清單。 第三部分:總務營運與設施管理的優化 總務(General Affairs, GA)是確保硬體設施與後勤服務順利運作的基石。本部分著重於預防性管理與資源優化。 1. 採購與供應商關係管理: 建立科學的採購需求評估流程,避免重複購買或庫存積壓。探討如何進行初步的供應商評選(基於價格、品質、服務響應速度的綜合評分模型),以及建立年度績效審查機制,確保長期合作的夥伴關係是互利且可靠的。 2. 辦公空間管理與佈局效率: 分析如何基於員工工作模式(遠端、混合、全辦公室)來規劃辦公空間,提升坪效。討論如何管理辦公環境中的維護需求、訂定設備(影印機、空調、網路)的預防性維護排程,以最小化突發故障對業務的干擾。 3. 差旅與費用報銷的流程再造: 設計一套清晰、透明且易於執行的商務差旅政策。重點在於流程的電子化與自動化基礎(不涉及特定軟體操作,而是流程設計),例如如何設定審批層級、規範預算控制,並設計快速結算與報銷的後續追蹤機制,有效縮短財務部門的審批時間。 第四部分:應變能力與風險預防 行政與總務部門往往是企業應對突發狀況的第一道防線。 1. 危機情境下的行政應變腳本: 建立處理常見危機的標準作業程序(SOP),如停電、緊急疏散、設備重大損壞、突發公關事件的初步應對。強調在危機發生時,行政人員應扮演的協調者與信息傳遞者的角色。 2. 員工關係與福利行政: 概述處理員工入職(Onboarding)和離職(Offboarding)行政流程的關鍵節點,確保法規遵循與體驗順暢。討論如何管理員工福利系統的行政層面,包括保險、休假記錄的精確維護。 3. 法規遵循與文件審核基礎: 行政人員必須具備對基本商業法規(如勞動法規、合約基礎知識)的敏感度。本章節教授如何建立一份「法規風險檢查清單」,確保所有對外文件和內部流程在發布前已通過基本的合規性審核。 --- 本書旨在提供的是管理思維、流程設計和專業素養的提升,讓讀者能夠構建起一套穩固的行政與總務管理框架,從容應對複雜多變的辦公室挑戰,成為組織中不可或缺的效率引擎。

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我一直觉得 Excel 的高级功能非常复杂,难以掌握,尤其是一些看起来“高大上”的函数和工具,我总是望而却步。这本书的出现,完全改变了我的这种想法。它用极其清晰易懂的语言,将那些复杂的 Excel 功能分解成一个个易于理解的步骤,并配以大量的实际案例,让我这个 Excel “小白”也能轻松上手。我印象最深的是书中关于“条件格式”的进阶应用。我之前只会用它来给单元格上色,但这本书教了我如何利用条件格式来创建数据条、色阶和图标集,这些功能能够非常直观地展示数据的变化趋势和大小,让我的报表更加生动和易于理解。我尝试用它来制作一份项目进度跟踪表,通过颜色和图标的变化,项目经理可以一目了然地了解每个项目的进展情况,大大提高了沟通效率。而且,这本书不仅仅是教授操作技巧,更重要的是它强调了“为什么”要这样做,它会告诉你每个功能的背后原理和应用逻辑,这让我能够举一反三,灵活地运用 Excel 来解决各种实际问题。这本书让我感觉自己拥有了一项非常有价值的技能,无论是对工作还是对个人发展都大有裨益。

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我一直以为 Excel 只是个简单的表格工具,用来做报销单或者课程表之类的,没想到它竟然有如此巨大的能量!这本书彻底颠覆了我的认知。我是在工作上遇到瓶颈,需要处理大量的数据和报告,又苦于找不到有效的方法,才抱着试试看的心态购买了这本书。结果,简直是打开了新世界的大门!书中提供的案例非常贴合实际工作中的需求,从最基础的函数应用,到后来复杂的 VLOOKUP、IF 语句的组合运用,每一个案例都讲解得极其细致,一步一步带着你操作,生怕你跟不上。我尤其喜欢它讲解的“数据透视表”那一章节,以前觉得那个东西高深莫测,看完书里的讲解,才发现它原来这么强大,可以瞬间将杂乱无章的数据整理得井井有条,并且可以从各种维度进行分析,简直是做报表的神器!而且,这本书不仅仅是教你“怎么做”,更重要的是教你“为什么这么做”,它会告诉你背后的逻辑和原理,让你真正理解 Excel 的强大之处,从而能够举一反三,自己创造出更多实用的技巧。我之前花了很多时间在手动整理数据上,效率低下,错误率也高,这本书的出现,让我节省了大量的时间,也提高了工作质量。我现在已经迫不及待地想把书里的所有技巧都应用到工作中去,相信我的工作效率一定会更上一层楼!

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作为一名刚步入职场的新人,我对Excel的掌握程度可以说是处于一个尴尬的阶段,会一些基础操作,但面对一些复杂的数据处理和分析任务时,总是显得力不从心。这本书的出现,就像及时雨一样,解决了我的燃眉之急。它提供了大量贴合实际工作场景的案例,比如如何快速统计部门人员的请假情况,如何制作带有图表的销售业绩月报,这些都是我在工作中经常会遇到的问题。我特别喜欢书中关于“排序和筛选”的高级技巧讲解,它不仅教你如何进行简单的升序降序排列,还详细介绍了多条件排序和高级筛选的使用方法,这对于从大量数据中找出特定信息非常有帮助。我尝试着用它来筛选出某个区域、某个时间段内的销售数据,操作起来非常迅速,效率比我之前手动查找高了不止一个档次。而且,这本书的“公式指南”部分也做得非常出色,将常用的Excel函数进行了分类整理,并且对每个函数的用法都进行了详细的说明和举例,我随时可以翻阅查阅,就像随身携带了一本Excel“字典”。它让我明白,Excel的强大之处在于它的函数,而这本书就是我学习这些函数的最佳途径。我感觉自己通过这本书的学习,不仅提高了工作效率,也增强了自己在职场中的竞争力。

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作为一名行政人员,我日常工作中处理表格和数据是家常便饭,从管理人员信息到统计部门开支,都需要用到 Excel。这本书简直就是我的“救星”。它提供的案例非常贴合实际工作需求,而且讲解得极其详细,让我这个 Excel “新手”也能快速掌握。我尤其喜欢书中关于“数据透视表”的讲解。以前我觉得数据透视表非常高深,只能用于一些复杂的数据分析。但这本书通过简单的案例,让我明白如何利用数据透视表来快速汇总、分析和呈现大量数据,例如统计各部门的月度销售额、分析客户的购买偏好等等。我尝试用数据透视表来分析我们部门的季度费用支出,结果非常惊人,我能够在几秒钟内就得到详细的费用分类汇总,并且可以轻松地进行各种维度的交叉分析,这比我之前手动计算要快了不止一个数量级。而且,这本书不仅仅是教你如何使用数据透视表,更重要的是它教你如何去思考,如何从数据中挖掘出有价值的信息。它让我意识到,Excel 强大的数据分析能力,而这本书就是我学习它的最佳起点。

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我是一个对Excel充满好奇但又经常被复杂功能吓退的用户。这本书的标题“行政秘書與總務幫幫忙”就深深吸引了我,因为我正是行政部门的一员,日常工作中确实需要大量处理表格和数据。这本书的每一个案例都设计得非常贴心,考虑到了很多行政和总务工作中经常会遇到的具体场景,比如管理考勤记录、制作费用报销单、统计会议室使用情况等等。我特别喜欢书中关于“自动化”的讲解,例如如何使用宏来简化重复性操作,如何制作交互式的报表。我之前总是手动复制粘贴各种数据,费时费力,而且容易出错。学习了这本书的宏功能后,我学会了录制宏来自动完成数据汇总和格式设置,这简直是解放了我的双手!而且,书中的讲解非常细致,从宏的录制到简单的VBA代码编写,都讲解得非常清楚,让我这个编程零基础的人也能够轻松上手。这本书不仅仅是教会我如何使用Excel的现有功能,更是引导我思考如何更高效地利用Excel来解决实际问题。它让我意识到,Excel不仅仅是一个表格软件,更是一个强大的数据处理和自动化工具,而这本书就是我学习它的最佳向导。

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我一直认为 Excel 的高级功能离我非常遥远,直到我翻开了这本书。这本书的案例非常接地气,而且讲解得极其详细,让我这个 Excel “小白”也能轻松理解。我印象最深刻的是书中关于“数据清洗”的讲解。在我的工作中,经常会遇到各种格式不统一、存在错误或重复的数据,以往都是手动去修改,费时费力,而且容易遗漏。这本书教了我如何利用 Excel 的各种功能,比如“查找和替换”、“分列”、“删除重复项”等,来快速有效地清理数据。我尝试用书中的方法来处理一份客户信息表格,原本杂乱无章的表格,在我的处理下变得井井有条,错误也几乎为零。这让我深刻体会到数据质量的重要性,也明白了 Excel 在数据管理中的关键作用。而且,这本书不仅仅是教你如何“修补”数据,更重要的是教你如何“预防”数据问题,比如如何通过数据验证来规范输入,如何提前设置好表格格式,这些细节的处理,都能在日后的工作中节省大量的时间和精力。这本书让我对 Excel 的认识有了质的飞跃,我不再害怕面对复杂的数据,反而开始享受处理数据的过程。

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说实话,我平常对Excel的学习一直都是“零敲碎打”,遇到什么问题就临时抱佛脚去网上搜一下,久而久之,总觉得基础不牢固,很多更高级的功能根本不敢触碰。所以,当我看到这本书的标题时,就觉得它正是我需要的。这本书的排版和设计我非常喜欢,章节划分清晰,每个案例都有明确的目标和应用场景,不会让人觉得枯燥乏味。我尤其对书中关于“条件格式”的讲解印象深刻。以前我只会用它来设置单元格底色,但这本书让我看到了条件格式的更多可能性,比如根据数据大小自动填充色块,或者用图标集来直观展示数据的趋势,这对于我们日常的销售报表或者项目进度报告来说,简直是画龙点睛之笔!而且,它还详细介绍了如何使用“数据验证”来规范数据输入,这对于避免数据录入错误、保证数据准确性非常有帮助。我尝试着用它来做一个简单的学生成绩录入表,通过下拉菜单选择科目,通过数据验证限制分数范围,操作起来非常流畅,极大地减少了手动录入的失误。这本书的语言风格也十分亲切,像是经验丰富的老师在手把手地教导你,很多复杂的概念都用通俗易懂的语言解释清楚,不会让你产生畏难情绪。它不仅仅是一本操作手册,更像是一本Excel的学习指南,能够帮助我建立起系统的Excel知识体系。

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作为一个需要经常与数字打交道的人,我一直想找到一本能够系统地提升Excel技能的书籍。我试过很多其他Excel教程,但总觉得不够实用,或者讲解得过于晦涩。这本书完全不同,它从最贴近日常工作的角度出发,提供了大量实用的案例,让我能够立刻学以致用。我尤其对书中关于“图表制作”的章节印象深刻。我之前只会做一些简单的柱状图和折线图,但这本书让我看到了图表的更多可能性,比如如何制作更具视觉冲击力的组合图、雷达图,以及如何通过图表来清晰地展示数据趋势和对比。我尝试用书中的技巧来制作我们部门的季度销售业绩分析图,通过精美的图表,领导们能够一目了然地了解业绩情况,受到了高度的肯定。而且,书中不仅仅是教你如何选择图表类型,更重要的是教你如何通过图表来传达信息,如何让图表更有说服力。它还强调了图表的“美学”原则,让你的报告看起来更加专业和吸引人。这本书让我从一个Excel的“操作者”变成了一个Excel的“分析师”,不仅提高了我的工作效率,也让我对数据分析产生了浓厚的兴趣。

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我一直认为自己是个Excel“小白”,尤其是在处理财务报表和进行数据分析的时候,总是感觉力不从心。这本书的出现,彻底改变了我的看法。它提供的案例非常实用,而且讲解得非常透彻。我印象最深的是书里关于“数据分析工具”的应用,比如“回归分析”和“描述性统计”,这些功能我之前根本不敢碰,总觉得太专业了。但是,这本书用非常清晰易懂的语言,一步一步地教我如何操作,并且解释了这些工具的实际应用场景,比如如何通过回归分析预测未来的销售趋势,如何通过描述性统计了解数据的基本分布情况。这对我来说简直是打开了新世界的大门!我尝试用书里的方法来分析我们部门的季度业绩数据,结果非常惊人,通过这些工具,我能够发现很多之前被我忽略的隐藏信息,并且能够用更专业的角度去解读数据。而且,这本书并没有仅仅停留在教会你操作,它还强调了数据分析的逻辑思维,教我如何提出有价值的问题,如何选择合适的工具来解决问题,这让我受益匪浅。我现在对Excel的学习充满了信心,也开始享受数据分析带来的乐趣。

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作为一名行政助理,我每天都要面对大量的表格和数据,从考勤记录到费用报销,再到会议室预定,都需要用 Excel 来处理。这本书的出现,简直就是为我量身定做的。它提供的案例都非常贴近我的工作实际,比如如何制作一份详细的员工考勤统计表,如何快速计算各项费用并生成报销明细,这些都是我日常工作中经常会遇到的问题。我尤其喜欢书中关于“数据关联”的讲解,比如如何利用 VLOOKUP 函数来查找和匹配不同的表格数据,这在我进行跨部门数据整合时非常有帮助。我之前总是通过复制粘贴来完成数据匹配,效率低下且容易出错。学习了 VLOOKUP 函数后,我能够快速地将不同表格中的信息关联起来,极大地提高了我的工作效率,也保证了数据的准确性。而且,这本书不仅教会了我如何使用函数,还教会了我如何理解函数背后的逻辑,如何根据不同的需求来灵活运用函数,这让我不再是被动地使用 Excel,而是能够主动地去解决问题。这本书让我感觉自己掌握了一项非常有用的技能,对我的工作能力提升非常有帮助。

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