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出版者:中央党校

作者:胡鸿杰，王协舟，

出品人:

页数:386

译者:

出版时间:

价格:15.90元

装帧:

isbn号码:9787503533334

丛书系列:

图书标签:

• 秘书学
• 办公技能
• 职场
• 办公自动化
• 商务沟通
• 文件管理
• 会议组织
• 行政管理
• 职业发展
• 礼仪规范

秘书学教程 一、 秘书工作的历史演变与现代定位 秘书的职业概念，自古代官府文书的抄写与传递，到中世纪教会的记录与管理，再到近现代企业管理中信息枢纽与决策支持者的角色，经历了漫长而深刻的演变。从最初的“书记官”、“文书”到如今多元化的“行政助理”、“商务秘书”、“会议秘书”、“总裁助理”等，秘书工作的内涵与外延不断拓展，其专业性和重要性也日益凸显。 现代秘书不再仅仅是上传下达的工具，而是企事业单位组织高效运转不可或缺的关键角色。他们是信息流的汇聚点、沟通的桥梁、事务的协调者，更是管理者得力的助手。一个优秀的秘书能够有效净化信息，提升工作效率，降低沟通成本，甚至在关键时刻为决策者提供有价值的参考。在信息爆炸、节奏飞快的现代社会，秘书的专业技能和服务意识，直接关系到组织的形象、效率乃至核心竞争力。 二、 秘书的核心素质与职业操守 成为一名出色的秘书，需要具备多方面的核心素质。 专业知识与技能： 包括但不限于精湛的文字表达能力（公文写作、报告撰写、会议纪要等）、熟练的办公自动化技能（Word, Excel, PowerPoint, Outlook等，以及新兴的协同办公软件）、良好的语言沟通能力（口语表达、商务礼仪、跨文化沟通）、扎实的计算机应用能力、一定的法律法规常识、财务知识以及项目管理基础知识。 职业品德与操守： 忠诚、正直、严谨、负责是秘书工作的基石。秘书掌握着大量敏感信息，必须具备高度的保密意识和职业道德，严守工作秘密，不泄露公司机密和个人隐私。同时，公私分明，廉洁自律，是赢得信任和尊重的关键。 个人能力与特质： 沟通协调能力： 作为信息和人际关系的“润滑剂”，能够有效地与上级、同事、客户以及其他外部人员进行沟通，协调各方关系，解决潜在冲突。 组织管理能力： 能够高效地规划、组织、执行和监督各项工作，包括会议安排、行程管理、文件归档、活动组织等，确保各项事务井然有序。 执行力与效率： 能够准确理解指令，迅速有效地完成任务，并能在规定时间内保质保量地交付成果。 学习能力与适应性： 能够快速学习新知识、新技能，适应不断变化的职场环境和工作要求。 抗压能力与情绪管理： 能够在高强度、高压力的工作环境下保持冷静和专业，有效管理自己的情绪，不影响工作表现。 细致与条理性： 对工作细节高度关注，做事有条理，能够将繁杂的事物梳理得井井有条。 主动性与服务意识： 能够预见性地发现问题并主动解决，以服务他人、支持工作为己任，展现出良好的服务精神。 三、 秘书的主要工作内容与实务操作 秘书的工作内容是多维度、多层次的，其职责范围根据组织规模、行业特点和管理者需求而有所不同，但通常涵盖以下几个核心领域： 1. 信息处理与管理： 文件管理： 接收、分发、登记、归档、保管各类文件、信函、报告、合同等，建立完善的文件管理系统，确保文件的易检索性和安全性。 信息收发与传递： 负责电话接听、邮件处理、访客接待、信息传达，确保信息准确、及时地传递给相关人员。 资料搜集与整理： 根据工作需要，收集、整理、汇总各类信息、数据、行业动态，为决策提供支持。 2. 会议服务与组织： 会议准备： 提前预订会议室，准备会议材料（议程、文件、签到表等），调试会议设备（投影仪、音响等），通知参会人员。 会议记录： 准确、客观地记录会议内容，包括发言要点、决议事项、行动项和责任人，并及时整理成会议纪要。 会后跟进： 负责会议纪要的传达、分发，并跟进各项决议的落实情况。 3. 行程与事务安排： 日程管理： 协助管理者安排日常工作、会议、会客、出差等行程，并进行有效的协调和提醒。 差旅安排： 预订机票、酒店、交通，办理相关手续，制作差旅计划。 商务接待： 负责接待来访客人，包括安排食宿、交通、参观、商务洽谈等，提升组织形象。 4. 沟通协调与对外联络： 内部沟通： 协助管理者与各部门、各层级员工进行沟通协调，维护良好的内部关系。 外部联络： 代表组织与客户、供应商、合作伙伴、政府部门等进行日常联络和信息沟通，建立和维护良好的外部关系。 危机公关支持： 在需要时，协助组织进行危机信息的传递和初步处理。 5. 办公室行政管理： 办公用品管理： 负责办公用品的采购、发放、库存管理。 办公环境维护： 确保办公场所的整洁、有序和安全。 报销与费用管理： 协助处理日常费用报销、发票管理等事宜。 其他行政支持： 根据需要，完成其他行政性支持工作。 四、 秘书职业的未来发展趋势 随着科技的进步和商业环境的变化，秘书职业也在不断演进。 智能化与自动化： 智能办公软件、AI助手将更多地承担重复性、事务性的工作，秘书的角色将更加侧重于决策支持、复杂问题处理和高级行政管理。 专业化与精细化： 随着市场分工的细化，将出现更多专业领域的秘书，如法务秘书、财务秘书、项目秘书、市场营销秘书等，要求具备更强的专业知识和技能。 全球化与跨文化： 国际化业务的增多，要求秘书具备更强的跨文化沟通能力和外语水平。 增值服务与战略伙伴： 优秀的秘书将不仅仅是执行者，更能成为管理者在战略规划、信息分析、风险控制等方面的得力助手，从“事务型”向“职能型”甚至“伙伴型”转变。 掌握秘书学的精髓，不仅是学习一套工作方法，更是塑造一种职业精神和专业态度，为个人职业生涯的腾飞奠定坚实基础。

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我对这本“秘书学教程”的整体感受是，它有着非常扎实的学术功底，但同时又不失对行业前沿趋势的关注。它不像市面上很多速成手册那样只停留在表面技巧，而是深入探讨了秘书工作在现代企业管理架构中的战略地位。比如，书中对信息流动的管理和信息安全保密的讨论，是很多入门书籍会忽略的深度内容。作者似乎深谙高层管理者对秘书角色的期待——不仅仅是执行者，更是信息过滤和提炼的专家。阅读过程中，我时常停下来思考，如何将书中学到的知识应用到我目前接触的那些繁杂的行政事务中去优化流程。它的理论框架非常严谨，引用了大量的管理学和社会学理论来支撑秘书职业素养的构建，这使得这本书的价值远远超越了单纯的“职业技能手册”，更像是一本深入理解组织行为学的辅助读物。

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这本书给我的感觉是，它像一位经验极其丰富的资深前辈，不带任何感情色彩，却用最精确的语言指出了职场中的所有“陷阱”和“捷径”。我个人最喜欢它的批判性思维导向，它没有把秘书工作美化成一个轻松的职位，反而直面了职场中可能出现的权力边界模糊、情感劳动过载等现实问题。在讲解如何与不同性格的领导者有效沟通时，它提供的策略非常实用，不是空洞地说“要学会倾听”，而是具体分析了控制型领导、放手型领导各自的沟通偏好和应对措施。这种务实到近乎残酷的分析，反而让我感到踏实。它让我明白，优秀的秘书不是单纯的“好人缘”，而是需要高超的政治智慧和自我保护意识，这远远超出了我对传统秘书技能的想象。

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这本关于秘书学的教材简直是为职场新人量身定做的指南。我以前对“秘书”这个职业的理解还停留在接听电话、复印文件的刻板印象上，但读完这本书后，我才发现现代秘书工作需要的是一个多面手，一个真正意义上的“幕后大脑”。书中详细剖析了时间管理、会议组织、文档处理等核心技能，每一个章节的案例都贴近实际工作场景，读起来不枯燥。比如，关于公文写作的部分，它不仅教你怎么格式化一份文件，更重要的是告诉你背后的逻辑和专业素养，让我明白了一份得体的公文能为领导者赢得多少信任。尤其让我印象深刻的是关于“危机处理”那一章，它提供了一套清晰的应急预案流程，让我对如何在高压下保持冷静和专业有了全新的认识。这本书真正做到了理论与实践相结合，让我对未来在办公室环境中的角色定位有了更坚实的基础。

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说实话，这本书的排版和语言风格让我这个习惯了碎片化阅读的人感到有些挑战，但坚持读下来，收获是巨大的。它的叙述风格偏向于传统的教科书模式，语言严谨、逻辑性极强，有时候会让人感觉信息密度有点大，需要反复咀嚼才能完全消化。不过，正是这种“厚重感”保证了内容的全面性和权威性。我特别欣赏它在“跨文化交际”和“职业形象塑造”这两个章节中展现的细致入微。它没有泛泛而谈，而是通过具体的着装规范、商务礼仪细节，甚至是不同文化背景下对邮件回复速度的期望差异，构建了一个立体的职业形象认知。对于渴望在国际化背景下工作的职场人士来说，这部分内容简直是无价之宝，它教会我的不是如何‘做’，而是如何‘成为’一个值得信赖的专业人士。

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如果用一句话来概括我的体验，那就是：这是一本关于“高效能组织助手”的百科全书，而非仅仅是“秘书工作”的入门手册。书中对项目管理工具的介绍和应用流程的梳理，让我重新审视了日常行政支持工作如何升级为项目支持职能。我原本以为学习的重点会放在如何优雅地安排行程，结果发现大量篇幅被用来讲解如何利用现代软件平台进行团队协作、如何建立高效的知识库系统。作者的视角明显是站在提升整个团队效率的角度来设计的，这一点非常与时俱进。它鼓励读者跳出被动的“接受指令”模式，转变为主动的“流程优化者”。对于正在寻求职业转型或希望在现有岗位上实现效率飞跃的人来说，这本书提供的框架性思维是极其宝贵的财富。

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