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出版者:北京工业大学出版社

作者:曾湘宜

出品人:

页数:169

译者:

出版时间:2006-6

价格:15.50元

装帧:简裝本

isbn号码:9787563916443

丛书系列:

图书标签:

• 秘书学
• 办公技能
• 职场入门
• 办公软件
• 沟通技巧
• 商务礼仪
• 职业发展
• 行政管理
• 文件管理
• 效率提升

《秘书基础》的简介 本书旨在为有志于从事秘书职业，或是希望提升自身行政助理、助理人员工作技能的读者提供一套系统、全面的入门指导。在现代企业和组织中，秘书和行政助理的角色早已超越了传统的“跑腿打杂”，而是成为高效运转的关键支持者，是连接信息、人员与流程的桥梁。本书正是为了满足这一日益增长的需求而编写，它将引导读者从基础概念出发，逐步深入到秘书工作实践的各个环节。 第一章：秘书职业概览与职业素养 本章将首先对秘书这一职业进行历史与现状的梳理，阐述其在组织结构中的定位与价值。我们将探讨不同类型组织（如大型企业、中小企业、政府机构、非营利组织等）对秘书职能的具体要求和侧重点。同时，我们将深入剖析成为一名优秀秘书所必需的核心职业素养。这包括但不限于：高度的责任心、严谨的工作态度、出色的沟通能力（包括口头表达、书面沟通以及跨文化沟通）、敏锐的观察力、强大的信息整合与处理能力、高效的时间管理能力、良好的职业道德和保密意识、积极主动的学习精神以及应对压力的能力。我们将通过大量的案例分析，帮助读者理解这些素养在实际工作中的重要性，并提供培养和提升这些素养的实用方法。例如，我们将讨论如何通过情景模拟来锻炼沟通技巧，如何通过反思和总结来培养责任心，以及如何在日常工作中建立一套有效的学习体系。 第二章：办公环境与办公设备操作 一个高效的办公环境是秘书工作的基石。本章将重点介绍现代办公环境的构成要素，以及如何根据工作需求优化办公空间布局，营造整洁、有序、高效的工作氛围。我们将详细介绍各类常用办公设备的使用技巧与维护方法，包括但不限于：电脑（操作系统、文件管理、常用软件基础）、打印机、复印机、扫描仪、传真机、投影仪、电话系统、视频会议系统等。我们将从基础操作讲起，逐步深入到高级功能的应用，以及常见故障的排除方法。例如，我们会演示如何高效地使用Word、Excel、PowerPoint等办公软件进行文档处理、数据分析和演示文稿制作；如何利用Outlook等工具进行邮件管理和日程安排；如何熟练运用各种办公设备提高工作效率，减少不必要的麻烦。此外，本章还将涉及网络安全基础知识，以及如何安全地使用办公设备和网络资源。 第三章：信息管理与文件处理 信息是现代组织的核心资源，而秘书在信息的收集、整理、存储和传递中扮演着至关重要的角色。本章将聚焦信息管理与文件处理的各个方面。我们将讲解信息收集的渠道和方法，如何从海量信息中筛选出有效、准确的信息。我们将详细介绍文件管理的原则和方法，包括文件的分类、编码、归档、检索和销毁等全过程。我们将讲解实体文件和电子文件的管理要点，以及如何建立一套科学、系统、易于检索的文件管理体系。这包括文件夹的设置、命名规范、存储位置的逻辑规划等。同时，本章还将深入探讨公文写作的基础知识，如公文的种类、格式、结构、语言要求等，并提供范例指导。我们将教授如何撰写通知、报告、会议纪要、工作计划、请示等各类常用公文，以及如何进行审阅和校对，确保公文的准确性和规范性。 第四章：沟通协调与人际关系 秘书工作很大程度上是围绕沟通与协调展开的。本章将深入探讨有效的沟通技巧和策略，以及如何在组织内外建立良好的人际关系。我们将分析不同沟通情境下的注意事项，例如如何进行电话沟通、邮件沟通、即时通讯沟通，以及如何与不同性格、不同层级的人员进行有效沟通。我们将学习如何倾听，如何清晰、准确地表达自己的观点，如何处理冲突和异议。在协调方面，我们将讲解如何跨部门、跨层级地进行协调，如何推动工作进展，如何解决潜在的协作问题。此外，本章还将强调建立和维护良好人际关系的重要性，包括如何展现专业形象、如何赢得信任、如何进行有效的人脉管理。我们将通过角色扮演、案例分析等方式，帮助读者掌握这些关键技能，成为组织内部的润滑剂和高效沟通的促进者。 第五章：会议组织与执行 会议是组织信息交流、决策制定和工作推进的重要形式。作为秘书，高效组织和协助会议是核心职责之一。本章将系统讲解会议组织与执行的各个环节。我们将从会前准备开始，包括明确会议目的、确定参会人员、制定会议议程、准备会议材料（如PPT、报告、数据分析等）、预定会议场地、调试设备等。在会议过程中，我们将讲解如何协助主持人引导会议进程、记录会议纪要（包括要点、决定、责任人、时限等）、处理突发状况。会后，我们将重点讲解如何整理和分发会议纪要、跟进会议决议的执行情况，以及如何进行会议效果评估。我们将提供各类会议议程和会议纪要的模板，以及撰写高质量会议记录的实用技巧。 第六章：差旅安排与日程管理 高效的差旅安排和精细的日程管理是保证组织和个人工作顺利进行的重要保障。本章将详细讲解如何为领导或团队成员提供专业的差旅服务。这包括机票、酒店、交通工具的预订与行程规划，以及相关的费用报销流程。我们将教授如何考虑客户的需求和偏好，如何制定最优化的差旅方案，如何预见并处理旅途中可能出现的各种问题。在日程管理方面，我们将讲解如何有效地管理个人和团队的日程，包括预约安排、时间冲突的解决、会议和活动的协调等。我们将介绍各种日程管理工具和方法，如日历应用、待办事项清单、时间块技术等，并指导读者如何根据自身的工作特点，建立一套适合自己的日程管理系统，确保各项任务按时完成，避免遗漏。 第七章：商务礼仪与职业形象 一个良好的职业形象是秘书给人的第一印象，也是专业能力的体现。本章将重点关注商务礼仪和职业形象的塑造。我们将详细讲解在不同商务场合下的行为规范，包括着装要求、言谈举止、商务会面礼仪、用餐礼仪、赠送礼品等。我们将强调细节的重要性，以及如何在日常工作中展现出自信、专业、得体的形象。我们将学习如何应对各种商务社交场景，如何在保持亲和力的同时，展现出应有的距离和专业性。此外，本章还将涉及一些基础的法律法规常识，以及在处理敏感信息时需要注意的法律风险。 第八章：危机处理与应变能力 在复杂的商业环境中，突发事件和危机在所难免。秘书作为组织的重要支持者，需要具备一定的危机处理和应变能力。本章将引导读者了解不同类型的危机，并学习应对的基本原则和方法。我们将探讨如何识别潜在的风险，如何协助领导制定应急预案，以及如何在危机发生时保持冷静，快速响应。我们将重点讲解信息收集和传递在危机处理中的作用，如何准确、及时地将信息传递给相关人员。同时，我们也将强调团队协作在危机应对中的重要性，以及如何与其他部门协同作战。本章将通过分析历史上的经典危机案例，让读者深刻理解危机处理的挑战与策略。 第九章：进阶技能与职业发展 随着秘书工作的发展，对从业者的要求也在不断提升。本章将介绍一些进阶技能，以及为读者未来的职业发展提供一些思路。我们将探讨如何学习并应用更高级的办公软件功能，如数据透视表、宏命令等。我们将讲解项目管理的基础知识，以及如何在秘书工作中扮演项目助理的角色。此外，我们还将关注新兴的办公技术和工具，如云办公、协作平台等。对于职业发展，我们将提供关于持续学习、技能提升、职业规划的建议，帮助读者在秘书职业道路上不断成长，实现个人价值。 本书的编写力求理论与实践相结合，语言通俗易懂，案例丰富，希望能为每一位希望在秘书领域有所建树的读者提供切实有效的帮助，让他们能够胜任并超越秘书岗位的期望，成为一名出色的职场精英。

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坦白说，我是一个偏爱理论深度胜过实操手册的人，很多工具书对我来说都显得过于浅薄。但《秘书基础》这本书在理论深度和实用性之间找到了一个奇妙的平衡点。它没有回避企业环境中那些微妙的潜规则和人际互动。我特别欣赏其中关于“文件生命周期管理”的章节，它不仅仅是教你如何归档，而是深入探讨了不同类型文件的法律效力和销毁流程，这在涉及合规性风险的今天显得尤为重要。书中甚至配有图表说明，展示了从草稿到定稿，再到归档、销毁过程中，哪些文件需要特定人员的电子签名确认。对我而言，这本书记载的知识，更像是某种企业基础设施建设的蓝图。它不仅仅是面向秘书岗位的，很多关于流程优化、信息安全和跨部门协作的理念，对于任何希望在组织中扮演关键支持角色的专业人士都有极高的参考价值。阅读过程中，我多次停下来思考自己部门现有的工作流程，发现了很多可以改进的冗余环节，这本书真正做到了启发思维，而不是单纯地提供答案。

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说实话，我买这本书纯粹是因为工作需要，当时我刚被提拔到部门经理身边做助理，完全是半路出家，对“秘书”这个角色的认知还停留在接电话、复印文件的刻板印象上。这本书的内容给我的冲击非常大，它彻底颠覆了我对这个职位的理解。它不是一本教你如何优雅地泡咖啡的书，而是一本关于“信息中枢管理”和“无形影响力构建”的教科书。其中有一段关于“向上汇报的艺术”的论述，让我印象深刻：作者强调，秘书的工作核心是“为领导节省认知带宽”，这意味着你提供的所有信息都必须是经过二次加工、提炼过的精华，而不是原始数据的堆砌。书中详细分析了口头汇报、书面报告和电子邮件三种汇报方式的最佳适用场景和禁忌点，例如，汇报工作进展时，首选简洁的“三点式”口头总结，而提供深度分析时，则应采用带有图表的附件说明。这种对细节的把控和对职场政治的微妙理解，是很多同类书籍所缺失的。整本书的语气非常冷静、客观，像一位经验丰富的前辈在耳边低语，不煽情，全是干货，读完后，我感觉自己看待日常工作的视角都变得更加专业和审慎了。

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我拿到这本书的时候，感觉它的装帧质量实在不敢恭维，纸张偏薄，印刷的油墨味还有点重，让我一度怀疑是不是盗版书。但抛开外在的包装，它的内容结构编排却显得异常精妙。它采用了模块化的设计，你可以根据自己当前最薄弱的环节来选择阅读的章节，而不需要强求从头读到尾。我最先翻看的是关于“会议筹备与跟进”的部分。里面描述了一个非常细致的流程，从会前确定参会人员的权限、准备背景材料的保密级别，到会中记录的符号系统（比如用不同的边框区分决策、行动项和待讨论项），再到会后两小时内发送纪要的黄金法则，每一个环节都考虑得面面俱到。尤其是在处理跨部门沟通时，书中提到了“中立调解者”的角色定位，教导秘书如何在意见相左的双方之间搭建沟通的桥梁，而不是简单地扮演传声筒。这种注重沟通艺术和情商培养的内容，在很多技术层面的书籍里是看不到的。这本书的价值就在于，它把秘书工作从“执行层面”提升到了“协调和赋能层面”，让读者明白，你才是确保组织流程顺畅运转的关键润滑剂。

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这本书的封面设计得非常朴素，甚至有些沉闷，米白色的封皮上只有一行深灰色的宋体字“秘书基础”，没有任何装饰性的图案，这让我一开始对它的期待值并不高。我本以为这会是一本枯燥的理论堆砌，类似于我大学时读过的那本《行政管理学概论》，充斥着各种晦涩难懂的术语和流程图。然而，当我翻开第一章，才发现它的内容远比我想象的要扎实得多。它没有过多地纠缠于秘书这个职位的历史演变，而是直接切入了实操层面。比如，在处理日常邮件和会议纪要方面，它提供了一套近乎模板化的流程，详细到连附件的命名规则、抄送人的选择时机都有明确的建议。最让我感到惊喜的是关于“时间管理”那一章，作者并未采用时下流行的番茄工作法或GTD（Getting Things Done），而是引入了一种基于“优先级矩阵”的决策框架，结合了具体案例，教会我们如何在紧急与重要之间迅速做出判断，这一点对于刚入职场的新人来说，简直是救命稻草。它不只是教你“做什么”，更深入地阐述了“为什么这样做”，逻辑性很强，读起来虽然需要集中注意力，但每读完一节，都能感觉到自己的工作效率有实实在在的提升，那种感觉就像是打通了一个之前一直卡住的任督二脉，非常受用。

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这本书的排版真的有点跟不上时代了，字体偏小，行间距也比较紧凑，初读起来有些费劲，感觉像是上世纪八十年代的企业内参资料。但我坚持了下来，因为它所揭示的“危机预警系统”的构建方法，是我在别处从未见过的。作者将秘书工作比作企业的“免疫系统”，强调了主动监控潜在风险的重要性。书中列举了十几种常见的“红旗事件”——比如关键供应商的突然沉默、核心员工的频繁请假、系统日志中异常的访问记录等——并提供了一套分级处理机制。这不是那种事后补救的指南，而是教你如何通过日常的细微观察，提前嗅到可能影响公司运营的潜在危机，并以一种不引起恐慌的方式，将信息上报给决策层。这种前瞻性的思维训练，让这本书的价值远远超出了“基础”二字所暗示的范畴。它塑造的不是一个被动的文书处理员，而是一个主动参与风险控制的“信息守护者”。尽管它的外表略显陈旧，但其内核的思想却是历久弥新的，值得反复研读和实践。

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